Politique et procédure de confidentialité
Les renseignements personnels recueillis par Enoya sont traités en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Chapitre P-39.1), d’une part. Cette loi édicte les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication avec ou sans consentement, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels. D’autre part, des obligations professionnelles, balisées par les ordres professionnels, priment également au niveau de secret professionnel ainsi que de l’accès, de la rectification, de la tenue et de la conservation de dossiers clients.
À titre de clinique de réadaptation pour les 0-18 ans, à Enoya nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services. En nous transmettant des renseignements personnels (via le site internet, la plate-forme Medexa, par courriel, téléphone ou en personne), vous avez des attentes en ce qui a trait à la confidentialité de ces données et soyez assurés que le secret professionnel est au cœur des services rendus. Voici différentes questions-réponses afin de vous aider à mieux comprendre nos pratiques en lien avec la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de ces données :
Quelles informations personnelles recueillons-nous?
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels sur les parents, mais également sur l’enfant pour lequel un service est souhaité dès l’ouverture du dossier par l’adjointe administrative, tels que les coordonnés (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, date de naissance), des renseignements en lien avec des services antérieurs reçus (ex. : rapport d’évaluation d’un autre professionnel/d’une autre clinique) ou encore en lien avec la facturation (ex. : adresse de facturation, tiers payeur, données de paiement).
De quelles façons collectons-nous les informations?
Les informations peuvent être demandées lors de l’ouverture du dossier par l’adjointe administrative directement par téléphone, mais peuvent également être transmises par courriel via les questionnaires à compléter par les parents, par l’éducatrice ou l’enseignante de l’enfant, lors d’un échange direct avec le parent à la clinique ou encore via l’évaluation directe de l’enfant par le professionnel attitré au dossier. Nous nous assurons que toutes les personnes qui ont accès à vos renseignements personnels sont celles dont les fonctions exigent de les connaître.
À noter qu’aucune méthode de transmission d’informations par courriel ou en téléréadaptation ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez dans ce contexte. Toutes les mesures technologiques disponibles sont prises pour assurer la confidentialité des informations, mais malgré nos mesures de protection, un bris de confidentialité hors de notre contrôle pourrait survenir (ex. : virus informatique).
À quoi servent les données récoltées?
Basée sur une approche holistique, le but derrière la collecte des informations demandées est d’offrir un service de qualité et complet. Les renseignements recueillis permettent ainsi d’évaluer et/ou d’intervenir auprès des parents et de l’enfant afin de répondre aux attentes.
À quel endroit sont conservés les renseignements personnels?
Les renseignements personnels peuvent se trouver à deux endroits, soit :
- Dans le dossier physique de l’enfant : Ce dernier est classé dans un tiroir lorsqu’il est actif ou dans un local lorsqu’il est archivé, les deux pouvant être fermés à clé et auxquels les clients n’ont pas librement accès.
- Dans le dossier informatique de l’enfant : Un dossier est alors créé sur le serveur du professionnel, mais également dans la base de données Medexa : « La technologie MEDEXA : Sécurisée, personnalisée et mobile, MEDEXA améliore grandement l’efficacité des professionnels de la santé, la rentabilité des cliniques et la satisfaction des patients en rendant les données accessibles en tout temps via la majorité des plateformes. Vos données sont en sécurité puisqu’elles sont cryptées et stockées sur des serveurs hautement sécurisés, situés au Canada. » Un mot de passe individuel à chaque professionnel permet d’en protéger l’accès.
Est-ce que mes informations personnelles peuvent être transférées?
Il peut être pertinent de parler avec le référent au dossier ou encore de transmettre le rapport d’évaluation à une tierce personne ou un autre établissement afin que les services donnés soient complémentaires et complets, entre autres. L’obtention du consentement du parent est alors obligatoire; on vous demandera de compléter et signer le formulaire d’Autorisation à la communication. Vous pouvez bien sûr retirer votre consentement à la communication en tout temps.
Combien de temps sont conservés les renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont conservés pendant cinq (5) ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu, suite à quoi ils sont détruits. Les dossiers physiques sont soit déchiquetés à l’interne par l’adjointe administrative ou via une firme externe spécialisée. Les dossiers informatiques sont supprimés.
Comment communiquer avec nous?
Pour toute question ou commentaire à l’égard de la présente politique, pour obtenir des informations supplémentaires ou pour déposer une plainte si vous avez l’impression qu’un incident de confidentialité est survenu, communiquez avec notre responsable à la protection des renseignements personnels et au traitement des plaintes par courriel à l’adresse .
